Relatório parcial da meta 03: implementar a Biblioteca Digital incluindo alimentação inicial de documentos levantados

Possivelmente, um dos pontos principais na criação de uma BD é a implementação da identidade visual, de forma a ajustar o layout do DSpace às orientações da organização, quanto a sua aparência. Esses ajustes requerem atuação interprofissional com aprovação da equipe finalista. Web Designer e profissionais da informática são os principais atores, mas podem incluir estudos de usabilidade e acessibilidade.

Com a BD instalada e inicialmente customizada, passa-se pelos testes de alimentação, que no DSpace podem ocorrer de várias formas, podendo ser manual ou automatizado. A forma manual compõe-se do preenchimento de formulário adaptada às necessidades da BD da organização, depois por carga de documentos no formato digital. Das formas automatizadas, pode-se relatar a importação (carga em lote) e a coleta automática de metadados (Harvesting), sendo a primeira comum nos sistemas de informação para gestão documental e o segundo em sistemas alinhados ao movimento de acesso aberto à informação científica.

A etapa de transferência de tecnologia, com capacitação das equipes, tem dois públicos distintos: equipe que atuará na gestão da BD, e a equipe de informática que manterá a ferramenta funcional. Geralmente em projetos com o Ibict, criamos um ambiente de homologação, no qual ajustamos para a avaliação, incluindo a capacitação. Posteriormente com a transferência da ferramenta para a organização, faz-se a capacitação da equipe de infraestrutura.

A implementação de BD´s passa por várias etapas, sendo uma contínua, com evolução constante, conforme crescem as necessidades da organização na gestão da informação. Assim, estudos devem ser realizados constantemente para a melhoria da BD, conforme o aumento do acervo e oferta de novas funcionalidades, de forma a manter a informação sempre em circulação na organização.